Переход на электронные трудовые книжки

Начиная с января 2020 года работодателям предоставлено право ведения трудовых книжек сотрудников в электронном формате. Такой способ оформления предусмотрен положениями №439-ФЗ, принятого 16 декабря 2019 года и содержащего поправки в ТК РФ. Обязательное условие для ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) – заблаговременное уведомление работников.

Преимущества ЭТК

Важная особенность вступивших в силу с января 2020 года новых правил ведения кадрового делопроизводства – предоставление работнику права самостоятельно выбирать любой из двух доступных форматов трудовой книжки. Единственное условие для этого – начало трудовой деятельности до 2021 года. Тем сотрудникам, которые начинают работать позднее 1 января 2021 года, выбор не предоставляется, так как для них предусмотрено оформление документа исключительно в электронном формате.

Преимущества ведения документооборота в электронной форме очевидны и заключаются в следующем:

• оперативный и удобный доступ к базам данных, содержащих информацию о трудовой деятельности работника;
• уменьшение количества ошибок при оформлении документов, которое достигается за счет минимизации человеческого фактора и использования современных программных средств проверки информации;
• возможность дистанционного устройства на работу;
• сокращение расходов на ведение кадрового делопроизводства;
• упрощение обмена данными между электронной трудовой книжкой и другими информационными ресурсами, например, порталом Госуслуги и сайтом ПФ РФ для дистанционного оформления пенсии;
• появление новых возможностей для создания обобщенных баз данных о трудовом стаже российских граждан;
• надежная и эффективная защита конфиденциальности сведений, хранящихся в электронном формате.

Какие сведения указываются в электронной трудовой книжке

С содержательной точки зрения ЭТК мало отличается от обычной бумажной. Она включает стандартный набор сведений, в числе которых:

• ФИО работника;
• дата и характер любых кадровых перемещений – приема на работу, увольнения или перевода на другую должность;
• наименование работодателя;
• подробное описание места работы, включая должность, вид профессиональной деятельности, специальность, уровень квалификации и название подразделения предприятия;
• тип выполняемой работы;
• основание для кадрового перемещения с указанием даты, названия и номера конкретного документа;
• причины окончания трудовых взаимоотношений с работодателем.

Инструкция по переходу на ЭТК

Положения действующего законодательства предусматривают поэтапную процедуру перехода на трудовые книжки в электронном формате. Она включает несколько последовательно реализуемых стадий:

1. Уведомление сотрудников о переходе на ЭТК. Оформляется в письменной форме.
   Варианты бланков для ИП и ООО для скачивания:
   Уведомление об оформлении ЭТК.
   Во втором случае допускается составление общей ведомости на всех работников организации или отдельного структурного подразделения компании.

Основное требование к содержательной части уведомления – наличие информации о доступности перевода трудовой книжки в электронный формат, перечне открывающихся возможностей, установленных сроках проведения мероприятия и необходимых для его реализации действиях. Конечная дата информирования работников – 30 июня 2020 года.

2. Получение от сотрудников заявления о выбранном варианте ведения трудовой книжки. Документ должен быть оформлен до конца 2020 года.
   Ссылки для скачивания:
   Заявление о переходе на ведение ЭТК
   Заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде
   Сведения о поданном заявлении передаются в ПФ РФ.
3. Установка специального программного обеспечения, обеспечивающего беспроблемный обмен информации с базами данных ПФ РФ.
4. Проверка бумажных трудовых книжек на предмет правильности содержащейся в них информации. При необходимости – внесение корректировок и исправлений, которые будут учтены при переносе сведений в электронные базы данных.
5. Внесение изменений во внутренние документы организации или ИП, касающиеся правил кадрового делопроизводства. Главная задача мероприятия – приведение документооборота в соответствие с актуальными требованиями законодательства.
6. Выдача бумажных трудовых книжек работникам, решившим перейти на электронный формат документа. Осуществляется после 1 января 2021 года. Передача трудовой книжки производится под роспись сотрудника с обязательным указанием даты.
7. Ведение бумажных трудовых книжек для сотрудников, начавших работать до 2021 года и выбравших такой формат документа для дальнейшего оформления. Это не освобождает работодателя от необходимости предоставлять сведения о трудовой деятельности работника в электронном формате, то есть фактически вести и ЭТК.

Важный нюанс – указанные выше сроки могут быть продлены для работников, не успевших подать заявление из-за отпуска, пребывания на больничном или отстранения от работы. Кроме того, допускается написание заявления о выборе формата ведения трудовой книжки после 1 января 2021 для сотрудников, имеющих трудовой стаж до указанной даты, но не состоявших в трудовых отношениях в течение 2020 года.

Ответственность за непредставление сведений о трудовой деятельности или их недостоверность

Непредставление сведений о трудовой деятельности или представление их с нарушением срока грозит привлечением к административной ответственности за нарушении норм трудового законодательства, то есть по ст. 5.27 КоАП РФ (п. 9 ст. 1 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Кроме того, проектом изменений в КоАП РФ предусмотрена ответственность работодателя за неоднократное (два раза и более в течение года) нарушение сроков представления в ПФР сведений о трудовой деятельности в виде предупреждения должностного лица.

Передача ведения трудовых книжек на аутсорсинг

«БАЛИОТ» предлагает комплекс услуг в области кадрового аутсорсинга, включая проведение мероприятий по переходу на ведение электронных трудовых книжек. Работы выполняются в четком соответствии с действующим законодательством, быстро и по доступной цене. Они включают аудит и корректировку внутренней документации компании или ИП на предмет соответствия с актуальной правовой базой. Стоимость предоставления услуги определяется индивидуально с учетом количества работников и специфики деятельности клиента.