Ведение кассовой отчетности

Под кассой в бухгалтерском учете понимаются наличные деньги хозяйствующего субъекта. Ведение кассовой отчетности предусматривает оформление документации по выдаче и приему денежных средств. Перечень составляемых отчетов и требования к их содержанию жестко регламентируются на законодательном уровне. Нарушение установленных правил сопровождается административной ответственностью допустивших его специалистов и предприятия в целом.

Кассовые документы

Формирование кассовой отчетности предусматривает составление нескольких видов обязательных документов.

Кассовая книга

Кассовая книга – это документ, для заполнения которого используется форма КО-4. В нем фиксируются любые операции с наличными средствами путем регистрации так называемых «приходников» и «расходников». Под первым понимается приходный кассовый ордер, оформляемый при поступлении наличных в кассу. Второй, в свою очередь, используется для отражения операции по выдаче наличных средств.

Разрешается ведение кассовой книги в двух форматах – бумажном и электронном в режиме онлайн. Главное требование – регистрация производимых операций в четком хронологическом порядке.

Отчет кассира

Отчет кассира – это документ, выступающий второй частью кассовой книги. При ручном заполнении он оформляется при помощи копирки. При ведении кассы в электронном формате  распечатывается в двух экземплярах.

Затем отчет кассира передается в бухгалтерию и хранится отдельно от кассовой книги. Это необходимо для обеспечения контроля над движением наличности на предприятии, так как исключает возможность подделки или исправления бухгалтерских документов.

Книга учета

Порядок и правила оформления кассовой отчетности предусматривают необходимость ведения книги учета в том случае, если в организации или ИП трудятся несколько кассиров. Для составления документа используется форма КО-5.

В книгу учета вносятся операции, совершаемые между старшим кассиром и его подчиненными. Точность и правильность заполнения документа подтверждается подписями каждого из указанных сотрудников.

Ведомость выдачи

Допускается два названия ведомости – расчетно-платежная или платежная. Документ составляется при выдаче денежных средств в виде заработной платы, стипендии, командировочных и других подобных выплат нескольким сотрудникам. Оформление документа упрощает работу кассира, так как не требуется заполнять расходный кассовый ордер на каждого сотрудника.

Хранение документов

Помимо составления кассовой отчетности, другим важным требованием законодательства к хозяйствующим субъектам выступает необходимость хранения документации, используемой для учета обращения наличных средств на предприятии. В соответствии с правилами, действующими в 2019 году, минимальный срок хранения кассовых документов составляет 5 лет. Данное требование в равной степени относится к обоим видам отчетности – и бумажной, и электронной.

Учет кассовых операций

Совершение любой операции с наличными деньгами требует документального оформления. Для этого используются уже упоминавшиеся кассовые ордера, приходные и расходные, а также ведомости выдачи.

Обязательным требованием при их заполнении выступает подтверждение правомочности совершаемой операции подписями руководителя предприятия и главбуха. При составлении кассовых ордеров денежная выдаваемая или получаемая денежная сумма указывается как цифрами, так и прописью. Каждый оформленный документ отражается в журнале регистрации.

Кассовая дисциплина

Под кассовой дисциплиной понимается выполнение хозяйствующим субъектом нормативов и правил, регламентирующих наличное обращение денежных средств. Основными требования в этой сфере выступают:

• лимиты на выдачу подотчетных средств;
• общий лимит предприятия по кассе;
• ограничение на размер наличных расчетов;
• оформление предусмотренной законодательством кассовой отчетности.

Контроль над выполнением правил кассовой дисциплины возложен на ИФНС. При выявлении нарушений предусматривается административная ответственность, составляющая в 2019 году 4-5 тыс. руб. (для ИП и ответственных сотрудников предприятия) или 40-50 тыс. руб. для фирмы в целом.

Компания «БАЛИОТ» предлагает комплекс бухгалтерских услуг, включая ведение кассовой отчетности. Штат специалистов с большим опытом работы на аутсорсинге гарантирует клиентам четкое соблюдение требований законодательства и своевременное оформление необходимой  первичной документации.