Онлайн-кассы в бухгалтерском учете

Внедрение онлайн-касс при реализации продукции или услуг привело к изменению нормативной документации. Ряд отчетов по движению наличности отменили, но взамен разработали новые. Рассмотрим особенности бухучета работы онлайн-касс в сегодняшних условиях.

Нюансы учета операций с применением онлайн-касс

В соответствии с действующей нормативной базой, электронные кассы обязательны к применению на предприятиях, занимающихся розничной торговлей и предоставляющих услуги населению, включая:

• реализацию услуг, работ или товаров;
• продажу лотерейных билетов;
• оплату вторсырья – металлолома, макулатуры и т.д.;
• возврат средств покупателю в случае отказа от покупки;
• оплату товара банковской картой на сайте компании или с помощью терминала.

Использование онлайн-кассы не требуется при проведении трех типов операций с наличностью:

• оплата покупки наличными средствами через терминал;
• выдача подотчетных сумм;
• оплата работы, произведенной по гражданско-правовому договору.

Оформление кассовых операций с применением электронной контрольно-кассовой техники, сокращенно – ККТ, происходит по измененным правилам. Например, нет необходимости заполнять справку-отчет, журнал кассира-операциониста, формы КМ, начиная с первой и заканчивая девятой. Сведения, которые содержались в перечисленных отчетах, сегодня поступают в фискальные органы автоматически и в электронном формате.

Взамен отмененных форм, введены новые:

• отчет об открытии и отчет о закрытии рабочей смены кассира. Формируются работником, причем второй отправляется в ИФНС и заменяет Z-отчет;
• чек коррекции и чек возврата прихода.

Помимо оформления вновь созданных отчетов, в обязанности бухгалтерии по-прежнему входит:

• заполнение кассовых ордеров, расходных и приходных — РКО и ПКО;
• ведение кассовой книги, но малые предприятия — освобождены;
• оприходование выручки онлайн-кассы, в ежедневном режиме.

Функционал программ бухгалтерского и аналитического учета формирует перечисленные отчеты в автоматическом режиме. Для этого синхронизируется ПО и онлайн-касса. Еще одна полезная опция – составление РКО и ПКО на базе сведений, находящихся на фискальном накопителе. Там же в течение месяца хранятся ежедневные отчеты о закрытии рабочей смены кассира, что выступает требованием №54-ФЗ (п. 4, ст. 4.1), принятого 22 мая 2003 года.

Приход выручки в наличной форме

Проводки, которые используются для отражения расчетов наличными средствами с применением онлайн-касс, приводятся в таблице.

Операции	Проводка
	Дебет	Кредит
Выручка продажи товара, услуги, работы за наличные с получением через электронную ККТ	Сч. 50	Сч. 90

 

Если выбрана политика учета с отражением сведений по каждому клиенту, проводка выглядит иначе.

Операция	Проводка
	Дебет	Кредит
Выручка продажи товара, услуги, работы за наличные с получением средств через электронную ККТ	Сч. 50	Сч. 62

Приход выручки в безналичной форме

Онлайн-кассы применяются для приема оплаты не только наличными деньгами, но и средствами с банковских карт. Специально для этого разработан эквайринг. В подобной ситуации денежные средства отражаются сначала на промежуточном счете 57, а только затем – непосредственно на расчетном счете.

Отдельно учитывается комиссия банка, предоставляющего эквайринговые услуги. Для этого используется субсчет счета 91, предназначенного для учета «прочих расходов». Как следствие, для отражения выручки в безналичной форме, поступившей с банковских карт покупателей, используются такие проводки.

Операция	Проводка
	Дебет	Кредит
Выручка розничной реализации с оплатой через эквайринг	Сч. 57	Сч. 90
Зачисление денег на р/с продавца	Сч. 51	Сч. 57
Комиссия банку за услуги эквайринга	Сч. 91	Сч. 57
Учет комиссии при отсутствии автоматического удержания при расчете с карты	субсчет по сч. 91	Сч. 51

 

Отражение в бухучете возврата денег за товар

Отдельные правила учета применяются при возврате денег покупателю в случае отказа последнего от покупки. Порядок действий регламентируется специальным Письмом Минфина №03-01-15/31944, датированным 24 мая 2017 года. При возникновении подобной ситуации продавец выбивает чек с формулировкой «возврат прихода» одним из двух способов:

• при возврате средств непосредственно в день покупки чек создается в течение одной смены. Фискальные органы одновременно получают информацию о продаже товара и последующей отмене;
• при возврате средств в другой день сначала ищется смена, когда оформлялась покупка, после чего выбрать опцию «возврат чека». Необходимые показания формируются автоматически и отправляется в ИФНС вместе с отчетом за смену и сопутствующими сведениями.

Проводка описанной операции показана в таблице.

Операция	Проводка
	Дебет	Кредит
Возврат товара покупателем	Сч. 41	Сч. 62
Возврат средств	Сч. 62	Сч. 50
Коррекция выручки розничных продаж	Сч. 62	Сч. 90.1 сторно «Продажи»

 

Если средства возвращаются на банковскую карту покупателя, вместо сч. 50 в проводке указывается сч. 51.

Кассовая дисциплина и санкции за допущенные нарушения

Операции с наличными средствами жестко регламентируются законодательством. Требования по кассовой дисциплине отражены в Указаниях ЦБ РФ, Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ, НК РФ. В бухучете отражаются операции с наличностью, такие как:

• получение и выдача денег в наличной форме;
• оформление расходных и приходных кассовых ордеров, кассовой книги и других обязательных отчетов;
• размещение и хранение наличности в кассе;
• выполнение требований по лимитам на расчеты с наличностью;
• внесение или снятие наличных средств на расчетные счета организации.

Документация кассового учета считаются первичными. Минимальный срок хранения на предприятии – 5 лет с момента оформления. Операции с наличными средствами выполняются кассиром-бухгалтером или назначенный сотрудник. Обязательное условие – заключение с ним договора о полной материальной ответственности. Допускается проведение операций с наличностью руководителем организации.

Некоторым категориям предпринимателей разрешено использовать упрощенный вариант кассового учета. Это касается малых и микропредприятий, а также ИП. Которые освобождены от установки кассовых лимитов. ИП не обязаны оформлять кассовые ордера (и приходные, и расходные) и вести кассовую книгу. Перечисленные правила учета операций с наличными, регламентированы Указаниями ЦБ РФ №3210-У, выпущенными 11 марта 2014 года.

Перечень требований, формирующих кассовую дисциплину, отражен в таблице.

Правила кассовой дисциплины для форм бизнеса
ООО	ИП
•Определяется кассовый лимит на объем наличных (кроме малых и микропредприятий). •Требуется оформление кассовых ордеров и кассовой книги. •Ведением кассы занимается специально назначенный сотрудник. •Происходит фиксация и отражение в учете операций с наличностью. •Расходование наличных средств исключительно по целевому назначению. •Не допускается направление наличных на некоторые виды расходов, например, на выплату дивидендов, погашение кредитных процентов или оплату аренды.	•Для отражения операций с наличностью используется КУДиР. •Наличные средства, выданные на личные потребности ИП на УСН, не включаются в расходы и не требуют отражения в учете. •Нет требований устанавливать и соблюдать кассовый лимит, вести кассовую книгу и оформлять кассовые ордера.

 

Кассовые лимиты

Требование кассовой дисциплины – лимит на количество наличных, находящихся в кассе на конец отчетного дня. Устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно. Деньги сверх лимита сдаются в банк для зачисления на расчетный счет.

Допускаются основания для разового превышение установленного лимита. Например, выдача заработной платы сотрудникам предприятия, социальные выплаты или прием платежей в выходные и праздничные дни, когда сдача выручки в банк невозможна.

Законодательство жестко регламентирует величину расчетов наличными средствами. Не разрешено превышать сумму в 100 тыс. рублей.

Нарушение кассовой дисциплины при работе с онлайн-кассами

Несоблюдение требований законодательства в части кассовой дисциплины или правил работы с электронными ККТ влечет административную ответственность. Размер штрафов определяется видом правонарушения и статусом нарушителя. Санкций приводятся в таблице.

Вид правонарушения	Величина штрафных санкций (в тысячах рублей		Положение КоАП
	Для юрлиц	Для ИП и должностных лиц предприятия
Превышение кассового лимита, отсутствие учета или неполный учет наличности	40-50	4-5	ст. 15.1 (часть 1)
Неиспользование электронной ККТ там, где это требуется	75-100% выручки (не менее 30)	25-50% выручки (не менее 10)	ст. 14.5 (часть 2)
Повторное нарушение в виде неиспользования ККТ при выручке от 1 млн руб.	Остановка работы на срок до 90 суток		ст. 14.5 (часть 3)
Использование ККТ с нарушением установленных правил	5-10 (или предупреждение)	1,5-3 (или предупреждение)	ст. 14.5 (часть 4)
Нарушение сроков или не предоставление сведений по запросу ИФНС	5-10 (или предупреждение)	1,5-3 (или предупреждение)	ст. 14.5 (часть 5)
Нарушения в оформлении и выдаче чеков или БСО покупателю	10 (или предупреждение)	2 (или предупреждение)	ст. 14.5 (часть 6)

Бухгалтерский учет работы с применением онлайн-касс справедливо считается сложным участком бухгалтерии. Вероятность ошибок велика, а штрафы получать никому не хочется. Доступный способ избежать ошибок и неточностей, обратиться к профильным бухгалтерам, например, в компанию «Балиот». Не только приведем бухгалтерский и налоговый учет в нужное состояние, но и поможем подключить и наладить работу с онлайн-кассой.